برنامج محاسبي لادارة الحسابات والمبيعات والمشتريات ومراقبة المخزون
دوكس أعمال هو برنامج محاسبي متكامل يساعدك على إدارة جميع جوانب عملك بكفاءة وسهولة. يمكنك من خلال دوكس أعمال تسجيل ومتابعة الحسابات والمبيعات والمشتريات والمخزون بطريقة دقيقة ومنظمة. كما يوفر لك دوكس أعمال تقارير مالية وإحصائية تساعدك على اتخاذ القرارات الصحيحة لتطوير عملك. دوكس أعمال هو من إنتاج شركة نخبة الأعمال لتقنية نظم المعلومات، وهي شركة رائدة في مجال تطوير البرمجيات والحلول التقنية في المملكة العربية السعودية

لماذا دوكس أعمال؟

يساعد برنامج دوكس أعمال الشركات الصغيرة والناشئة على ادارة عملياتها التشغيلية والمالية بسهولة لتوفير الوقت والجهد في المعاملات المتكررة

يتميز دوكس أعمال بالآتي:

• تعدد الفروع:  تعدد الفروع  للشركة أو المؤسسة الواحدة وإصدار الفواتير والمستندات حسب كل فرع.
• تعدد قوائم الأسعار: تعدد قوائم الأسعار وربطها بالعملاء في وحدة المبيعات وربطها بالموردين في وحدة المشتريات.
• تعدد العملات: تعدد العملات وانشاء الحركات المالية بناء على العملة المختارة أو المرتبطة بالعميل او المورد.
• تعدد التقارير: تعدد التقارير وتخصيصها وامكانية حفظها بعد تعديلها وتصديرها وامكانية ارسالها بالايميلات.
• تكرار المستندات: تكرار المستندات في النظام بشكل آلي ودون الحاجة إلى التدخل اللاحق في مواعيد العمليات التالية.
• لوحة معلومات: توفر لوحات المعلومات وربطها بالوحدات والمستندات والتقارير لتسهيل عملية المتابعة واتخاذ القرار.

وحدة المبيعات:

وحدة المبيعات في دوكس أعمال هي وحدة تساعد الشركات على إدارة عمليات البيع بشكل فعال ومرن.

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:
العملاء المحتملين:

العميل المحتمل هو شخص أو جهة تظهر اهتماما بشراء منتج أو خدمة من الشركة، ولكن لم يتم تأكيد ذلك بعد. يمكن إضافة عميل محتمل في دوكس أعمال بسهولة، وتسجيل بياناته الأساسية والتواصل معه.

العملاء:

العميل هو شخص أو جهة تقوم بشراء منتج أو خدمة من الشركة، ولديه حساب في دوكس أعمال. يمكن إضافة عميل في دوكس أعمال بطريقتين: إما من خلال تحويل عميل محتمل إلى عميل، أو من خلال إنشاء عميل جديد. يتم تسجيل بيانات العميل بشكل كامل، وتتبع حركاته المالية والبضائعية.

عروض الأسعار:

عرض السعر هو وثيقة تحتوي على قائمة بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة للعميل المحتمل أو العميل، مع ذكر الأسعار والشروط والخصومات. يمكن إنشاء عرض سعر في دوكس أعمال بسرعة، يمكن تحديث عرض السعر أو إلغاؤه أو اضافة سبب فقدانه في أي وقت.

أوامر البيع:

أمر البيع هو وثيقة تؤكد قبول الشركة لطلب البيع من العميل، وتحدد كمية ونوع وسعر المنتجات أو الخدمات التي ستقدمها له. يمكن إنشاء أمر بيع في دوكس أعمال من خلال تحويل عرض سعر إلى أمر بيع، أو من خلال إنشاء أمر بيع جديد. يتضمن أمر البيع معلومات عن التسليم والفاتورة والدفع.

فواتير المبيعات (الفاتورة الالكترونية):

هي الوثيقة التي تثبت عملية البيع بين الشركة والعميل، وتحصل فيها الشركة على حقها المالي من العميل. يمكن إنشاء فاتورة مبيعات في دوكس أعمال من خلال تحويل أمر بيع إلى فاتورة مبيعات، أو من خلال الحصول على الأصناف من عرض السعر مباشرة أو من خلال إنشاء فاتورة مبيعات جديدة. تتضمن فاتورة المبيعات معلومات عن المنتجات أو الخدمات المباعة، والأسعار والضرائب والخصومات والإجمالي.

تحصيلات العملاء:

هي مبالغ مالية يدفعها العميل للشركة عند شراء منتجات أو خدمات منها. يمكن إضافة دفعات العميل في دوكس أعمال بسهولة، وربطها بأوامر البيع أو الفواتير. يمكن أيضا عمل خصومات مباشرة من دفعات العميل.

وحدة المشتريات:

وحدة المشتريات هي الوحدة المسؤولة عن إدارة عمليات الشراء من الموردين والمتابعة معهم حتى استلام البضائع أو الخدمات ودفع الفواتير

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:
الموردين:

هم الأشخاص أو الجهات التي تقوم الشركة بشراء بضائع أو خدمات منها. ويقوم برنامج دوكس أعمال بتتبع الحركات المالية والمستندية للموردين بشكل منظم لبيان استحقاقاتهم ومتأخراتهم وجدولة دفعاتهم. وكذلك تصنيفهم حسب نوعهم وجودتهم وأسعارهم وشروطهم.

أوامر الشراء:

هي الطلبات التي تقوم بها الشركة لشراء بضائع أو خدمات من الموردين. ويمكن للشركة إنشاء وتعديل وإلغاء أوامر الشراء في برنامج دوكس أعمال، وكذلك مراقبة حالتها وتاريخها والكميات والأسعار المتفق عليها.

فواتير المشتريات (محلية او خارجية):

هي الفواتير التي يصدرها الموردين للشركة عند تسليم البضائع أو الخدمات التي تم شراؤها. ويجب على الشركة تسجيل فواتير المشتريات في برنامج دوكس أعمال، وكذلك التحقق من صحتها ومطابقتها مع أوامر الشراء والبضائع أو الخدمات المستلمة.

سند التكاليف الإضافية:

هو سند يستخدم لإضافة أية تكاليف إضافية تتحملها الشركة على البضائع أو الخدمات التي تشتريها وليس لها علاقة بالمورد، مثل رسوم الشحن أو التخزين أو التأمين أو الضرائب. ويجب على الشركة إصدار سند التكلفة الإضافية في برنامج دوكس أعمال، وكذلك تحديد طريقة توزيع هذه التكاليف على حسابات المخزون أو التكاليف.

دفعات الموردين:

هي المبالغ التي تدفعها الشركة للموردين عن فواتير المشتريات التي تستحق السداد. ويجب على الشركة إصدار شيكات أو تحويلات بنكية للموردين في برنامج دوكس أعمال، وكذلك تسجيل مصادر الدفع وتواريخها والمبالغ المدفوعة والمتبقية.

وحدة مراقبة المخزون:

يدير برنامج دوكس أعمال وحدة مراقبة المخزون من خلال عمليات الشراء والبيع  بالاضافة الي التسويات الجردية والتحويلات بين المستودعات

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:
الأصناف:

يتيح برنامج دوكس أعمال إدارة الأصناف بطريقة سهلة ومرنة، حيث يمكن تعريف الأصناف بأنواعها وخصائصها وتصنيفها حسب المجموعات والأقسام والفئات. كما يمكن تحديد الوحدات القياسية والكميات الحدية للطلب والتوريد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تتبع حركة الاصناف وتاريخها وتكلفتها وأسعارها بشكل دقيق ومحدث.

تأثير حركات المبيعات والمشتريات:

تتم حركات المخزون اعتمادا على فواتير المبيعات وفواتير المشتريات ومرتجعاتهما من خلال وحدتي المبيعات والمشتريات. هذه الحركات تؤثر على كمية الأصناف الموجودة في المستودعات وقيمتها. كما تؤثر على مستوى الخدمة للعملاء والموردين. لذلك، يجب مراقبة هذه الحركات بشكل مستمر وإصدار التقارير اللازمة لتحليلها وتقييمها.

أوامر التحويل (بين المستودعات):

من الضروري نقل الأصناف من مستودع إلى آخر لسد الحاجة أو لتوزيعها بشكل أفضل. لهذا الغرض، يستخدم برنامج دوكس أعمال أوامر التحويل، التي تسمح بإرسال واستقبال الأصناف بين المستودعات المختلفة. هذه الأوامر تسجل في سجل حركة المخزون وتظهر في التقارير المخزنية.

التسويات الجردية:

في بعض الأحيان، قد يحدث اختلاف أو تداخل بين كمية الأصناف المسجلة في البرنامج وكمية الأصناف الموجودة فعليا في المستودع. هذا قد ينجم عن خطأ في الإدخال أو في عملية الجرد أو في عملية التسليم أو التوريد. لتصحيح هذا الاختلاف، يستخدم برنامج دوكس أعمال سند التسوية الجردية، الذي يسمح بضبط كمية وقيمة الأصناف في المستودع. هذا السند يؤثر على سجل حركة المخزون وتقارير التكلفة.

طرق احتساب تكلفة المخزون:

يوفر برنامج دوكس أعمال ثلاث طرق لحساب تكلفة الاصناف وهي: 

• متوسط التكلفة
• الوارد أولا صادر أولا
• الوارد أخيرا صادر أولا

 ويمكن اختيار الطريقة المناسبة حسب نوع الأصناف وطبيعة العمل سواء بشكل عام أو على مستوى مجموعة الأصناف أو حتى على مستوى الصنف. كما أن دوكس أعمال يحسب تكلفة الاصناف بشكل آلي

وحدة المحاسب:

وحدة المحاسب في برنامج دوكس أعمال هي وحدة متكاملة تساعد على إدارة العمليات المحاسبية بكفاءة وسهولة. وحدة المحاسب تقوم بتجميع كافة الحركات المحاسبية في قيود اليومية، وتترابط وحدة المحاسب مع جميع وحدات النظام لتسهيل العملية الحسابية على إدارة الحسابات. في هذا المقال، سنتعرف على بعض مزايا وحدة المحاسب في برنامج دوكس أعمال.

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:

دليل الحسابات:

دليل الحسابات هو قائمة بجميع الحسابات المستخدمة في نظام المحاسبة، والتي تشمل حسابات الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وغيرها. دليل الحسابات يساعد على تنظيم البيانات المالية وتتبع التغيرات في رصيد كل حساب. في برنامج دوكس أعمال، يمكن إنشاء دليل الحسابات بسهولة وتعديله حسب احتياجات كل شركة. كما يمكن تصنيف الحسابات حسب مستويات مختلفة.

قيد اليومية:

قيد اليومية هو سجل لجميع المعاملات المالية التي تحدث في شركة معينة خلال فترة زمنية محددة. قيد اليومية يوضح مصادر واستخدامات الأموال في شركة، ويسهل على المحاسب تحضير قوائم الدخل والمركز المالي. في برنامج دوكس أعمال، يمكن إدخال قيود اليومية بطرق مختلفة، مثل قيود يدوية أو قيود تلقائية أو قيود مستوردة من مصادر خارجية. كما يمكن مراجعة وتأكيد قيود اليومية قبل نقلها إلى دفتر الأستاذ.

قيد المصروفات:

قيد المصروفات هو سجل لجميع المصروفات التشغيلية التي يتم انفاقها خلال الفترة المالية وتعدد وسائل الدفع لها. ويتميز قيد المصروفات في دوكس أعمال بامكانية معالجة المصروفات الضريبية لضريبة القيمة المضافة وتأثيرها في تقرير الضريبة.

قيد الرواتب:

قيد الرواتب هو سجل لجميع المبالغ المدفوعة للموظفين كأجور أو مكافآت أو علاوات أو غيرها وخصم السلف والاستحقاقات والجزاءات.

التحويلات المالية (بين الحسابات النقدية والبنكية):

 هى عملية تسجيل تحويلات الأموال بين الحسابات البنكية والعهد وصناديق النقدية في الشركة والتي تساعد على ربط العمليات المالية ببعضها لمراقبة حركة النقد في الشركة.

برنامج لإدارة المبيعات والمشتريات  والمصروفات في الشركات الخدمية الصغيرة والناشئة
دوكس  فاتورة هو برنامج سحابي متخصص للشركات الخدمية يساعدك على إدارة جوانب عملك التشغيلية بكفاءة وسهولة. يمكنك من خلال دوكس فاتورة تسجيل ومتابعة والمبيعات والمشتريات والمصروفات بطريقة دقيقة ومنظمة. كما يوفر لك دوكس فاتورة تقارير إحصائية تساعدك على اتخاذ القرارات الصحيحة لتطوير عملك. دوكس فاتورة هو من إنتاج شركة نخبة الأعمال لتقنية نظم المعلومات، وهي شركة رائدة في مجال تطوير البرمجيات والحلول التقنية في المملكة العربية السعودية.

وحدة الأدلة:

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:
العملاء المحتملين:

العميل المحتمل هو شخص أو جهة تظهر اهتماما بشراء منتج أو خدمة من الشركة، ولكن لم يتم تأكيد ذلك بعد. يمكن إضافة عميل محتمل في دوكس فاتورة بسهولة، وتسجيل بياناته الأساسية.

العملاء:

العميل هو شخص أو جهة تقوم بشراء منتج أو خدمة من الشركة، ولديه حساب في دوكس فاتورة. يمكن إضافة عميل في دوكس فاتورة بطريقتين: إما من خلال تحويل عميل محتمل إلى عميل، أو من خلال إنشاء عميل جديد. يتم تسجيل بيانات العميل بشكل كامل، وتتبع حركاته المالية والبضائعية.

الموردين:

هم الأشخاص أو الجهات التي تقوم الشركة بشراء بضائع أو خدمات منها. ويقوم برنامج دوكس فاتورة بتتبع الحركات المالية والمستندية للموردين بشكل منظم لبيان استحقاقاتهم ومتأخراتهم وجدولة دفعاتهم. ويمكن للشركة إضافة وتعديل وحذف الموردين من قاعدة البيانات الخاصة بها في برنامج دوكس فاتورة.

الأصناف:

يتيح برنامج دوكس فاتورة إدارة الأصناف بطريقة سهلة ومرنة، حيث يمكن تعريف الأصناف بأنواعها وخصائصها وتصنيفها حسب المجموعات والأقسام والفئات. كما يمكن تحديد الوحدات القياسية.

دليل المصروفات:

دليل المصروفات هو قائمة بجميع المصروفات المستخدمة في نظام دوكس فاتورة والتي تستخدم في قيد المصروفات.

وحدة العمليات:

تتضمن هذه الوحدة عدة مكونات رئيسية، وهي:
عروض الأسعار:

عرض السعر هو وثيقة تحتوي على قائمة بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة للعميل المحتمل أو العميل، مع ذكر الأسعار والشروط والخصومات. يمكن إنشاء عرض سعر في دوكس فاتورة بسرعة، يمكن تحديث عرض السعر أو إلغاؤه أو اضافة سبب فقدانه في أي وقت.

فواتير المشتريات (محلية او خارجية):

هي الفواتير التي يصدرها الموردين للشركة عند تسليم البضائع أو الخدمات التي تم شراؤها. ويجب على الشركة تسجيل فواتير المشتريات في برنامج دوكس فاتورة، وكذلك التحقق من صحتها ومطابقتها مع أوامر الشراء والبضائع أو الخدمات المستلمة.

فواتير المبيعات (الفاتورة الالكترونية):

هي الوثيقة التي تثبت عملية البيع بين الشركة والعميل، وتحصل فيها الشركة على حقها المالي من العميل. يمكن إنشاء فاتورة مبيعات في دوكس فاتورة من خلال تحويل أمر بيع إلى فاتورة مبيعات، أو من خلال الحصول على الأصناف من عرض السعر مباشرة أو من خلال إنشاء فاتورة مبيعات جديدة. تتضمن فاتورة المبيعات معلومات عن المنتجات أو الخدمات المباعة، والأسعار والضرائب والخصومات والإجمالي.

قيد المصروفات:

قيد المصروفات هو سجل لجميع المصروفات التشغيلية التي يتم انفاقها خلال الفترة المالية وتعدد وسائل الدفع لها. ويتميز قيد المصروفات في دوكس فاتورة بامكانية معالجة المصروفات الضريبية لضريبة القيمة المضافة وتأثيرها في تقرير الضريبة